DSGVO-Bußgelder im Inkasso: Wenn Daten nicht gelöscht werden

Ein nicht namentlich genanntes Inkassounternehmen aus Deutschland wurde kürzlich mit 900.000 € Bußgeld belegt – auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das Vergehen? Daten über Personen nicht gelöscht zu haben.

Im Folgenden zeigen wir, wie Sie solche schmerzhaften Bußgelder in Ihrem eigenen Unternehmen vermeiden. Zunächst aber die Frage, warum das für manche Unternehmen überhaupt so schwierig ist.

Datenlöschung ist für Inkassounternehmen ein besonders kniffliges Problem. Wir wissen, wovon wir sprechen – wir haben sie mit Daten beliefert, als wir das Führungsteam einer deutschen Verbraucherauskunftei stellten.

Ein typisches Inkassounternehmen hat Daten aus mehreren verschiedenen Quellen. Erstens von seinen Auftraggebern – das sind die Forderungen, mit deren Einzug es beauftragt ist. Dazu kommen die verschiedenen Datenquellen, etwa Auskunfteien, mit denen es zusammenarbeitet. Inkassodienstleister brauchen Daten aus unterschiedlichen Quellen, um einige ganz bestimmte Dinge zu wissen:

• Wie lautet die aktuelle Adresse der Schuldnerin oder des Schuldners? Seit Entstehung der Forderung kann ein Umzug stattgefunden haben.

• Wohnt die Person tatsächlich noch unter der zuletzt bekannten Adresse? Der Postdienstleister kann das bestätigen.

• Wie ist die Zahlungsfähigkeit der Person? Wurde kürzlich Insolvenz festgestellt, hat ein Einzugsversuch wenig Sinn.

• Wie ist die aktuelle Bonität der Person? Je besser die Bonität, desto wahrscheinlicher lässt sich die Forderung einziehen.

Die meisten Inkassodienstleister arbeiten mit mehreren Datenanbietern zusammen, um die genauesten und relevantesten Daten zum besten Preis zu erhalten.

Wichtig dabei: Für jeden dieser Datenpunkte gilt eine andere Aufbewahrungsfrist. Daten aus einer Quelle müssen vielleicht nach sechs Monaten gelöscht werden, während sie aus einer anderen Quelle mehrere Jahre aufbewahrt werden dürfen.

Erschwerend kommt hinzu, dass ein Inkassodienstleister mehrere Forderungen gegen dieselbe Person eintreiben kann, ohne es überhaupt zu merken. Sehen Sie sich das folgende Beispiel an: Geringfügige Unterschiede in Namens- und Adressangaben lassen die Schuldner von Kaufmarkt und EnergieNetz wie verschiedene Personen aussehen.

Nun kommt hinzu, dass die Person umgezogen sein und danach eine Forderung bei einem weiteren Unternehmen verursacht haben kann. Ohne eindeutigen Schlüssel, der diese Person zusammenführt, würde das in den meisten Datenbanken als drei verschiedene Identitäten geführt. Das erschwert nicht nur die Datenschutz-Compliance, es bedeutet auch, dass das Inkassounternehmen Daten über diese Person dreimal bezahlt hat und ihre Gesamtverschuldung nicht berücksichtigt, wenn es eine der einzelnen Forderungen einzutreiben versucht.

Das ist ein klassisches Problem der „Identity Resolution“ – und genau die Datenherausforderung, die wir in der Auskunftei gelöst haben, was zur Gründung von Tilores führte.

Wann also sollten die Daten zu dieser Person gelöscht werden? Ausgehend vom Datum der ersten Forderung? Oder von der jüngsten?

Im obigen Beispiel können wir mit Techniken der Identity Resolution und Regeln für „Fuzzy Matching“ erkennen, dass die Namen ähnlich sind, dass die Adressen der ersten beiden Datensätze ebenso ähnlich sind wie die Telefonnummer und dass die E-Mail-Adresse des ersten und des dritten Datensatzes identisch ist – dass es sich also um ein und dieselbe Identität handelt.

Betrachten wir nun ein komplizierteres Beispiel, in dem eine Person mehrfach umgezogen ist. Ihre Identität kann aus einer Kette von fünf verbundenen Datensätzen bestehen: A > B > C > D > E. In dieser Konstruktion haben A und C keine direkte Verbindung, aber wir wissen über die Verbindungen von B, C und D, dass sie zusammengehören.

Jemand kann also eine Forderung verursacht haben, als er unter Adresse A wohnte, während wir heute wissen, dass er unter Adresse E lebt.

Was aber, wenn wir verpflichtet sind, Datensatz C zu löschen, weil er tatsächlich der älteste Datensatz ist, den wir über diese Person führen? Dann können wir rechtlich nicht mehr begründen, dass A und B zur selben Identität gehören wie D und E – wir müssen sie ab sofort als getrennte Identitäten behandeln.

In einem gut entworfenen Identity-Resolution-System wird die Herkunft jedes Datensatzes im sogenannten „Identitätsgraphen“ festgehalten – der Darstellung aller Daten zu einer Person – zusammen mit dem Datum, an dem die Daten in das System eingelesen wurden.

Regelmäßig und fortlaufend müssen die Daten jeder Quelle entsprechend der zulässigen Aufbewahrungsfrist automatisch aus dem System und damit aus jedem einzelnen Identitätsgraphen gelöscht werden. Besonders anspruchsvoll ist es, die Datenintegrität zu wahren und sicherzustellen, dass aus dem obigen Beispiel ABCDE tatsächlich AB und DE werden, sobald Datensatz C gelöscht wird.

Wenn das Identity-Resolution-System als führende Quelle dient, die ursprünglichen Datensätze aber zusätzlich in getrennten Datenbanken liegen, müssen diese Datenquellen über das Identity-Resolution-System angewiesen werden, die betreffenden Einzeldatensätze gleichzeitig zu löschen. Möglich wird das über einen „Entity-Stream“, der jede einzelne Änderung an den Identitätsgraphen im Identity-Resolution-System auflistet, sobald sie in Echtzeit geschieht.

Jedes Unternehmen, das viele Daten über Personen vorhält, wird mit dieser Data-Governance-Herausforderung ringen – doch Identity-Resolution-Technologie lässt sich vergleichsweise unkompliziert einführen. Wichtig ist: Sie müssen Ihre ursprünglichen Datenspeicher überhaupt nicht verändern, die Zeit bis zum Nutzen ist also sehr kurz.

Wenn Identity-Resolution-Technologie ein Bußgeld in Höhe von 2 % Ihres Umsatzes verhindern kann, sollte jedes Unternehmen, dem sein Ergebnis am Herzen liegt, den Einsatz einer solchen Technologie heute aktiv prüfen. Tut es das nicht, lohnt die Frage an das eigene Datenteam, wie es derzeit sicherstellt, dass Verbraucherdaten gelöscht werden, um DSGVO-Bußgelder zu vermeiden.

*Sprechen Sie noch heute mit dem Tilores-Team, um zu erfahren, wie unsere führende Identity-Resolution-Technologie Ihrem Unternehmen hilft, DSGVO-konform zu bleiben. *